グラフは意図を込めて、デザインするもの
企画書や提案資料にグラフやデータはつきものです。たとえば「いくつかの品目のうち、売り上げの悪いものは来年の取り扱いを止めましょう」という提案がしたいときに、棒グラフをもってそれを提案するとします。Excelのグラフツールで作図したものを、そのまま提案資料に添付をしたら、きっと資料を受け取った相手は「それで、何？」と言うでしょう。受け手がきちんと受け止められる形に整えられていない、悪しき例です。そこで必要になるのが「伝える力」つまり「表現力」です。グラフは人に伝えるためのツールです。まずは、何を提案するために、何をグラフに盛り込むべきなのかを考えることが重要です。次にそれをグラフに表現するために、たとえば注目してほしい情報に色を付けるなど加工します（右図：惜しいグラフ）。色を付けるだけでは、“判断の根拠”が示せていないなと感じたら、判断基準を視覚化する補助線を入れてみるなど（右図：ナイスなグラフ）、さらに加工をしていきます。判断根拠を視覚にスピーディーに伝えるために行うこのような作業は、ある意味デザインと同じです。自分の意図をどう盛り込むか、意識をもって工夫してみてください。
グラフには得意分野がある
数字で伝える場合、受け取る側が受け取りやすいように、伝える側が加工するのはマナーです。なんとなくグラフを作成する人が多い中で、意図をもってグラフを作ることができたら、ライバルと圧倒的な差ができます。もちろん、資料の精度も上がるので仕事効率もよくなります。そこで知っておきたいのが、グラフの特性です。どのようなデータを表現するのに長けているのか、よく使う「棒グラフ」「折れ線グラフ」「円グラフ」の得意分野を理解しておきましょう。
「棒グラフ」は、量を伝えるグラフです。実数ベースで規模感を表すツールなので、原則として軸の目盛りの一番下は「０」から始まります。売り上げ商品の分布などを提示したいときに有効です。
「折れ線グラフ」は、割合の変化や時系列の推移を表すのに適してうるので、業務改善の報告書などに使えます。伝えたい数字の変化をどう評価するかによって、軸の目盛りを自由に設定できるため、同じデータを使っても、縦軸の目盛りの取り方次第で、グラフの傾きが大きく違ってきます。折れ線グラフを使う場合は、数字の変化をどう評価するのか意識する必要があります。
「円グラフ」は全体100に対する割合を表すグラフです。実数よりも、占める割合でデータを示したい、意識調査の報告などで使うと効果的です。
「棒グラフ」の例。データを図式化しただけの残念グラフからは、事実以外の何も読み取ることができない。並びを変えたり、補助線を引いたり、意図をプラスしていくことで判断するための情報が浮き出てくる
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