Googleは12月21日(米国時間)、「Gmail inbox organizing tips to manage email clutter」において、Gmailの受信トレイを整理整頓するためのティップスを紹介した。日々多くのメールをGmailで処理している場合に役立つテクニックをまとめている。
取り上げられている主なティップスは次のとおり。
Gmailは1日に約150億件の迷惑メール、フィッシングメール、不正ソフトウェアなどからユーザーを保護している。それでもこうした機能をくぐり抜けて迷惑メールが届くことがある。そうしたメールは「迷惑メールを報告」アイコンをクリックして迷惑メールとして報告し、今後保護機能をくぐり抜けてくる可能性を減らすようにする。また、スパムメールではないもののとにかく迷惑なメールである場合には、フィルタを設定して受信トレイに届かないようにする方法がある
アクションを実行する必要のないメールはまとめて「アーカイブ」アイコンを押して受信トレイビューから消してしまう。これらメールは削除されずに残ってはいる
メールでのディスカッションが長くなることが予想され、かつ、自分にとってあまり関係がないようなメールスレッドは「ミュート」してしまう。メニューから「ミュート」を選択することで実行できる。ミュートすると更新が受信トレイにポップされないようになる
「ユーザー名@gmail.com」といったメールアドレスを使っている場合、「ユーザー名+トピック名@gmail.com」というプラス記号付きのメールアドレスを使うようにする。こうしておくとフィルタまたはラベルで簡単に分類できるので、受信トレイを整理しやすくなる
「セキュリティ診断」と「プライバシー診断」を基本として実施しておくほか、安全なパスワードの使用、二要素認証(2FA: Two-Factor Authentication)の有効化などを実施し安全を確保しておく。
GoogleはGmailの受信トレイにアクションが必要なメールを表示し、それ以外のメールは表示しないようにするための基本的なティップスを紹介した。膨れ上がった受信トレイはアクション忘れなどを引き起こすことがある。紹介されているティップスはGmailを活用する上での基本的な方法として参考になる。
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