プロジェクトを失敗させないための「タスクの見える化」

プロジェクトの進行上、いかに期日通りに物事が進んでいるのか。関わるメンバー全員がきちんと状況把握できることが肝要です。具体策の１つがタスク管理表です。

細かな進捗管理はタスク管理表で

進捗状況の管理は、ガントチャートやWBSで行うことが多いと思います。タスクの依存関係を把握するにはいいのですが、ページ1枚1枚の制作などの進行状況を把握することには適さない場合があります。例えば、制作対象のページが100ページだとすると、チャートの本数も最低100本、これに内部レビューや顧客レビューなどが加わると300本ものチャートが必要です。これはかなり見づらいです。

見づらいと、俯瞰して把握できなくなり、遅延リスクなどを発見できなくなります。さらに、見るのが面倒になり、だんだんと管理が疎かになりがちです。ページ1枚ごとの進捗管理の場合、オススメは下の図表のようなタスク管理表です。タスクに対して、できた／できていないをシンプルに確認できる表なので、わかりやすいでしょう。

下のサンプルは、誌面のスペースの都合で設計段階の確認だけを載せていますが、実際には制作／製造工程やテスト段階など別フェーズも加えて管理するといいでしょう。毎週の動き方（P052）で確認すべき4点セット（スケジュール、WBS、ToDoリスト、課題）を示しましたが、ページ1枚1枚の進捗を管理するフェーズに入ったら、タスク管理表を4点セットに加え、WBSはタスクの依存関係を見るため、タスク管理表は細かい進捗を見るため、というように使い分けましょう。

 

地道に知見を積み重ね、次に活かす

会議体は、クライアントとともに行う全体の計画や作業確認などの会議と、各レイヤーにあわせた会議、制作側の日々の細々とした業務に関わる会議などが考えられます。例えば、プロジェクト全体やフロントデザイン定例、システム・インフラ定例などです。それぞれどういうテーマを話し、誰がリードをするのか、どのような資料を持ち寄るのかを事前に決めておきます。会議体によっては、オンラインミーティングなどになってもいいでしょう。

無駄な会議を増やさず、効果的な会議を定期的に行い、ゴールに向けての共有事項、情報のアップデート、忘れがちなToDoリストの確認を行うようにします。

また、各種の定例会議が、なるべくオープンに、隠し事なく共有できる場となるようにしてください。予定より進行が遅れていれば、ごまかしたくなりますが、嘘は隠し通せないものです。いつかごまかしが効かなくなり、信頼を失います。一度信頼を失うと、報告にかかる工数がかなり膨らみます。遅れた状態や理由をオープンにした方が、意外とクライアントもメンバーも前向きに打開策を講じてくれるものです。

会議終了後は、担当者と期限を明らかにしたToDo、決定事項をメモとして、参加者に展開しましょう。話した内容をすべてメモにすると疲弊するので、最低限ToDoや決定事項だけは押さえましょう。